Cách xin tài trợ cho tổ chức sự kiện

Mọi kế hoạch đã được bàn bạc, thảo luận và lên chương trình từ A ->Z. Tất cả đã rất hoàn hảo, chỉ chờ đợi các tổ chức “thổi hồn” biến ý tưởng thành hiện thực bằng những khoản tài trợ lớn. Dưới đây là những lưu ý quan trọng trong khi bạn muốn xin tài trợ cho tổ chức sự kiện.

  1. Xác định đúng nhà tài trợ tiềm năng

Giống như việc marketing hay bán hàng, “khoanh vùng” khách hàng tiềm năng sẽ là một cách giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng hiệu quả chạy tài trợ. Bạn tập trung chăm sóc 10 nhà tài trợ tiềm năng còn hơn rải thảm hồ sơ tài trợ đến 100 công ty khác một cách không chọn lọc. Để xác định được “nhà tài trợ tiềm năng” bạn cần cân nhắc:

Đối tượng tham gia sự kiện của bạn là ai:  bạn có thể khoanh vùng đối tượng khách hàng. Từ đó hướng tới nhà tài trợ phù hợp. Ví dụ sự kiện dành cho các sinh viên với nội dung hướng nghiệp, bạn có thể nhắm tới đối tượng tài trợ là những doanh nghiệp liên quan đến giáo dục, tuyển dụng, phát triển kỹ năng..

Tiếp đó, bạn nên nghiên cứu phong cách mà công ty, doanh nghiệp mà bạn đang định mời để xem style đó có hợp với chủ đề của event mà bạn dự định tổ chức hay không.

Lưu ý rằng, quy mô event của bạn cần hợp với tầm vóc chương trình tài trợ. Những hãng lớn thì chỉ tài trợ những chương trình hoành tráng có giá trị lớn. Ví dụ Yamaha chỉ tài trợ chương trình trên 1 tỷ đồng, nếu chương trình của bạn chỉ có 100 triệu đồng thì không nên gởi hồ sơ tài trợ.

tổ chức sự kiện trọn gói

  1. Xây dựng các gói tài trợ:

Khi chạy tài trợ, nhà tổ chức thường phân ra các gói tài trợ khác nhau tùy theo giá trị tài trợ như tài trợ độc quyền, tài trợ vàng, tài trợ bạc, tài trợ kim cương, tài trợ từng hạng mục… Bạn cần hiểu rằng, việc sắp xếp này rất quan trọng. Bởi nó thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong mắt các nhà tài trợ. Tạo mối quan hệ tốt sau này, đồng thời tiết kiệm được nhiều thời gian.

Có một nhà tổ chức sự kiện kia, sau khi nỗ lực chạy tài trợ mà chỉ nhận được gói tài trợ bạc từ một nhà tài trợ nọ, họ xét thấy rằng số tiền tài trợ không thể tổ chức được chương trình, thế là họ đành hồi lại khoản tài trợ này và hủy bỏ chương trình mặc dù đã ký hợp đồng với nhà tài trợ. Việc này vừa làm họ mất công đi tới đi lui thuyết phục và thương thảo một thời gian dài. Từ đó, vừa làm xấu đi hình ảnh của bên tổ chức trong con mắt của nhà tài trợ.

  1. Tiếp cận nhà tài trợ

Thông thường chúng ta có 3 cách giao tiếp khi xin tài trợ cơ bản nhất:

  • Giao tiếp bằng điện thoại
  • Giao tiếp bằng email
  • Giao tiếp bằng cách gặp gỡ trực tiếp

Thông thường, điều mà nhà tài trợ quan tâm, đó là ban tổ chức sự kiện đó là ai, sự kiện đó được tổ chức với mục đích gì, có nội dung như thế nào.

Tiếp đó, họ sẽ xem xét xem sự kiện đó có gì thú vị. Sau đó, họ sẽ cân nhắc mức độ phù hợp của sự kiện và giá trị tài trợ đối với mục tiêu marketing của họ

Bởi vậy, hãy nhìn lại hồ sơ xin tài trợ của bạn xem nó đã đủ thuyết phục hay chưa nhé.

  1. Gửi báo cáo cho nhà tài trợ sau khi sự kiện kết thúc:

Sau khi chương trình sự kiện của bạn kết thúc, hãy gửi càng sớm càng tốt cho nhà tài trợ một báo cáo kèm theo những hình ảnh về event, cho dù họ có yêu cầu bạn hay không. Việc đó sẽ được nhà tài trợ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp và đặt bạn vào danh sách ưu tiên cho những lần tài trợ tiếp theo.

Trên đây là một số kinh nghiệm xin tài trợ tổ chức sự kiện. chúng tôi rất hy vọng những kinh nghiệm này sẽ có ích cho bạn. Chúc bạn tổ chức được những event thật thành công!

LIÊN HỆ NGAY! 

Hotline:

Fanpage: https://www.facebook.com/pgworld6868

Hồ Chí Minh: 

  • 133 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh.
  • An Bình, Riovista Khang Điền, 72 Dương Đình Hội, Phường Phước Long B, Quận 9, Thành Phố Hồ Chí Minh.

Đà Nẵng : 233 Nguyễn Chích, Phường Hoà Minh, Quận Liên Chiểu, Thành Phố Đà Nẵng