Những bước cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một khái niệm còn tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì thế mà có rất nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm này. Do đó, để có thể hiểu về nghề “TỔ CHỨC SỰ KIỆN” một cách chi tiết, hãy cùng tìm hiểu những bước cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện trong bài viết dưới đây nhé!

Vai trò của tổ chức sự kiện:

Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó thu hút khách hàng quan tâm tới sản phẩm và giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.

Một sự kiện thành công có thể thu hút sự quan tâm cũng như tác động truyền thông đến những người đã tham gia vào nó, nhưng một sự kiện thất bại cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh của doanh nghiêp cũng như sản phẩm được đưa ra quảng bá trong sự kiện đó.

Quy trình tổ chức sự kiện :

Xác định mục tiêu của sự kiện :

Để tổ chức chương trình sự kiện, việc đầu tiên bạn cần làm là thiết lập mục tiêu cho sự kiện sắp diễn ra. Có 2 loại mục tiêu:

Mục tiêu hữu hình là các giá trị hữu hình mà chương trình mang đến cho khách hàng. Có thể đó là những sản phẩm của doanh nghiệp mà bạn đang làm chương trình.

Mục tiêu vô hình: là mang lại sự hài lòng đến khách hàng. sự gắn kết tinh thần vui vẻ, sự hiểu biết,…

Lập ekip tổ chức sự kiện :

Một sự kiện được tổ chức thành công thì việc lập ra một ekip chuyên nghiệp, hợp tác ăn ý là một điều vô cùng cần thiết. Vậy nên, bạn cần có một team có chuyên môn cao, nỗ lực cao và xử lý công việc nhanh chóng.

Cung cấp PG sự kiện toàn quốc

Chọn thời gian tổ chức sự kiện:

Thông thường có 2 loại sự kiện phổ biến:

Sự kiện thường niên: sự kiện được định ra hàng năm không thay đổi vào những dịp như lễ giáng sinh, ngày thành lập công ty, tết nguyên đán hay ngày thành lập trường,…

Sự kiện mới: là những sự kiện lâu lâu mới tổ chức hay được diễn ra không báo trước như Hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm mới, hay sự kiện khai trương nhà máy, công ty… Với những sự kiện này, ekip cần theo lịch của ban tổ chức, doanh nghiệp đưa ra.

Chọn chủ đề sự kiện :

Muốn tạo ra một sự kiện thu hút khách hàng, bạn phải có một chủ đề chương trình hấp dẫn, hợp với xu hướng mới. Bên cạnh đó, bạn cần phải có một ekip có chuyên môn cao để tạo ra những ý tưởng nổi bật, phù hợp với thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Từ đó, bạn sẽ tạo ra được một chương trình làm hài lòng cả khách hàng và doanh nghiệp.

Tạo kế hoạch tổng thể:

  • Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
  • Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như ngân sách, thời tiết,…
  • Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
  • Xúc tiến và quảng bá sự kiện

Đặt dịch vụ và chuẩn bị :

  • Chuẩn các bị tài liệu hoạt động
  • Trang trí sân khấu
  • Banner, backdrop
  • Trang trí Cổng chào
  • Thuê MC, PG/PB, nhân sự tổ chức
  • Thuê phông, bạt sự kiện, dù sự kiện
  • Bàn ghế, laptop, máy chiếu

Tiến hành tổ chức sự kiện :

  • Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
  • Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
  • Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
  • Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
  • Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
  • Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

Hậu sự kiện :

Sau sự kiện, bạn cần giải quyết các công việc liên quan đến nhà cung cấp, cũng như các bên liên quan. Bên cạnh đó, một ekip được đánh giá là chuyên nghiệp nếu bạn chuẩn bị phiếu đánh giá để gửi đến cho khách hàng. Từ đó, nếu có sơ xuất gì xảy ra sẽ được khách hàng góp ý và rút kinh nghiệm cho lần sau.

Trên đây là những thông tin cần thiết cho các bạn trẻ, những người mới bước chân vào ngành tổ chức sự kiên. Chúc bạn may mắn và thành công trên con đường theo đuổi nghề này.

LIÊN HỆ NGAY! 

Hotline:

Fanpage: https://www.facebook.com/pgworld6868

Hồ Chí Minh: 

  • 133 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh.
  • An Bình, Riovista Khang Điền, 72 Dương Đình Hội, Phường Phước Long B, Quận 9, Thành Phố Hồ Chí Minh.

Đà Nẵng : 233 Nguyễn Chích, Phường Hoà Minh, Quận Liên Chiểu, Thành Phố Đà Nẵng