Cách lựa chọn địa điểm khi tổ chức sự kiên

Tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực đặc biệt phổ biến hiện nay với vô số những đơn vị cung cấp dịch vụ khác nhau được ra đời phục vụ cho nhu cầu của khách hàng. Điều này dù tạo ra thuận lợi nhưng cũng đem đến không ít những khó khăn để những khách hàng có thể tìm được một địa điểm tổ chức sự kiện uy tín.

Khi tổ chức một sự kiện, bạn phải đối mặt với nhiều quyết định. Tuy nhiên, việc lựa chọn địa điểm là một trong những quyết định ảnh hưởng lớn đến sự kiện của bạn. Ban đầu, chúng ta thường khó mà có thể hình dung cần lựa chọn địa điểm như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ cùng bạn tìm hiểu những yếu tố để lựa chọn một địa điểm thích hợp khi tổ chức sự kiện

  1. Vị trí địa lý:

Địa điểm tổ chức cũng như bộ mặt của sự kiện; đồng thời là bộ mặt của doanh nghiệp. Vì thế doanh nghiệp cần lưu ý về vị trí địa lý để cân nhắc về địa điểm tổ chức.

  • Địa điểm tổ chức sự kiện phải là nơi không quá xa trung tâm thành phố.
  • Gần bến xe buýt, sân bay…
  • Có đường lớn, ngã tư dễ dàng bắt taxi.
  • Gần các trung tâm thương mại lớn, thu hút nhiều người.
  • Nằm trên những con đường lớn, dễ thấy, dễ tìm kiếm.
  • Không nên chọn địa điểm quá nhiều hẻm nhỏ.
  • Có bãi đổ xe rộng rãi .
  • Ngoài ra cũng nên tìm hiểu giao thông xung quanh địa điểm có hay bị tắc nghẽn không. Để tránh tổ chức sự kiện sát những giờ cao điểm đấy.

Trong trường hợp này, có thể chọn một địa điểm là khách sạn, trung tâm tổ chức hội nghị gần trung tâm thành phố, thuận lợi cho việc di chuyển của khách mời.

công ty chuyên tổ chức sự kiện

  1. Không gian địa điểm :

Một điểm cần chú ý tới trong khâu lựa chọn địa điểm là không gian của địa điểm tổ chức như kiến trúc, nội thất, trang trí sao cho phù hợp với sự kiện. Nếu là một bữa tiệc cuối năm thì nên chọn những nơi sang trọng, có kiến trúc độc đáo, tuy nhiên nếu đó là một hội chợ hay một triển lãm thì lại nên chọn những không gian đơn giản, thoáng đãng. Điều đó sẽ tạo nên hiệu ứng trang trí độc đáo cho sự kiện của bạn.

  1. Dịch vụ và tiện nghi:

Cơ sở vật chất sẽ đánh giá khách quan về địa điểm tổ chức sự kiện. Khi khảo sát địa điểm, doanh nghiệp cần yêu cầu về các tiện nghi cần thiết như:hệ thống âm thanh, ánh sáng, đường truyền wifi, bãi đỗ xe hay sân khấu, bàn ghế,…

Bạn nên đến tận nơi để xem xét các dịch vụ và tiện nghi mà các địa điểm cung cấp. Những địa điểm có nhà bếp phục vụ tại chỗ thường rất thuận tiện.Tuy nhiên, một số nơi lại hợp tác với một vài nhà cung cấp bên ngoài hoặc hợp tác độc quyền với một nhà cung cấp thực phẩm nhất định. Và điều đó thật tuyệt nếu một địa điểm tuyệt vời hợp tác với một nhà cung cấp thực phẩm tuyệt vời.  Nếu không thì đây lại là một vấn đề lớn, ảnh hưởng khá nhiều đến đánh giá của người tham dự.

  1. Chi phí cho địa điểm tổ chức sự kiện:

Chi phí tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng để bạn lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với bản thân. Nguồn lực về mặt kinh tế và nhu cầu tổ chức sự kiện của bạn sẽ đảm bảo cho sự kiện diễn ra một cách hiệu quả. Hãy thỏa thuận để đạt được sự thống nhất về mặt chi phí tổ chức sự kiện, đồng thời, tiết kiệm chi phí tối đa cho sự kiện quan trọng của bạn

Trên đây là những yếu tố hỗ trợ bạn trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Hi vọng, những thông tin trên sẽ giúp ích cho các bạn trẻ mới vào nghề event planner. Chúc bạn may mắn và thành công.

LIÊN HỆ NGAY! 

Hotline:

Fanpage: https://www.facebook.com/pgworld6868

Hồ Chí Minh: 

  • 133 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh.
  • An Bình, Riovista Khang Điền, 72 Dương Đình Hội, Phường Phước Long B, Quận 9, Thành Phố Hồ Chí Minh.

Đà Nẵng : 233 Nguyễn Chích, Phường Hoà Minh, Quận Liên Chiểu, Thành Phố Đà Nẵng